Avant d’aborder les notions de digitalisation et ses méthodes, quels sont les avantages de la digitalisation ?
- Travail collaboratif
- Implication de l’ensemble du personnel sur un même outil
- Données disponibles en temps réel
- Démarche d’amélioration continue
- Fluidité dans le traitement des informations et des communications
La fonction QSE comme pièce centrale d’une transformation digitale réussie
Au fil des ans, la fonction QSE a pris une place importante dans les entreprises sous l’effet de l’accroissement du nombre des obligations réglementaires et normatives, amenant les acteurs QSE à prendre part à l’ensemble des sujets stratégiques de l’entreprise : gestion de la performance, gestion des risques, gestion du changement, innovation managériale, intelligence collective, performance durable, confiance client…
Grâce à sa vision transversale, la fonction QSE intervient pour son expertise à plusieurs niveaux : changement d’équipements, formation / sensibilisation, documentation, bonnes pratiques ….
Par sa vision globale du fonctionnement de l’entreprise, la fonction QSE constitue un véritable atout pour l’entreprise, au moment d’engager son processus de transformation digitale. Elle a un rôle majeur dans l’expression des besoins et la définition de l’architecture du système d’informations à mettre en place.
Pour quels apports ?
Il est aujourd’hui prouvé que la digitalisation dans son ensemble rend l’entreprise plus compétitive quel que soit le sujet traité (comptabilité, marketing, développement durable, …). Cette analyse est largement valable pour la digitalisation QSE.
Dans le langage courant, la digitalisation, c’est le fait de transférer et de gérer l’ensemble des informations sur un outil numérique.
Dans le cadre de la digitalisation QSE, il s’agit de centraliser et harmoniser les données QSE sur un support informatique (application internet, logiciel ou application tablette).
Grâce à cette centralisation, tout devient plus simple et accessible à toutes les parties prenantes : salariés, clients, fournisseurs, sous-traitants …
Pour exemple en sécurité ou en maintenance, l’exploitation massive de données traitées par des algorithmes permet de l’analyse prédictive sur des accidents ou encore de bénéficier de conseils par un assistant virtuel lors d’une déclaration. Côté maintenance, des machines connectées remontent des données de manière autonome… Les technologies sont là et déjà au service des entreprises pour toujours plus de performance.
Par où commercer ?
Malgré des bénéfices largement admis, les entreprises peinent en effet à franchir le pas. L’investissement demandé constituant souvent un frein. Mais alors, comment s’y prendre ? Quelle solution choisir pour digitaliser leur Système de Management QSE ?
Pas d’affolement, la première étape est de réaliser un état des acquis (moyens type infrastructures et méthodes comme les compétences) avant de se lancer dans l’aventure. L’entreprise est déjà probablement dotée de tableurs Excel pour les données et plans d’Actions. Certains reporting sont aussi également repris dans des tableaux de synthèse (indicateurs et objectifs …).
L’étape suivante va consister à sélectionner l’outil qui est capable de coller au mieux à aux attentes et aux contraintes et processus de l’entreprise (et pas l’inverse). Cette étape est cruciale pour le succès de la digitalisation QSE à la fois d’un point de vue technique mais également pour l’adhésion des équipes. En effet, il nécessaire de leur démontrer le temps qui va être gagné, la meilleure visibilité des données et l’implication de tous dans cette nouvelle stratégie.
Il est important d’évaluer une à une les fonctionnalités de l’outil ou des outils QSE sélectionnés afin de s’assurer qu’elles répondent bien aux besoins de l’entreprise :
- Ergonomie pour les utilisateurs
- Facilitation de la collecte des données QSE et consolidation automatique de ces dernières,
- Calcul automatique d’indicateurs et en temps réel,
- Présentation des données QSE simple (datavisualisation),
- Intégration précise des processus de l’entreprise dans l’outil QHSE,
- Possibilité d’extraire facilement les données, un rapport, les tableaux de bord QSE
Comment choisir son outil pour la digitalisation QSE de son entreprise ?
Il existe plusieurs outils sur le marché qui pourraient être classés en deux catégories :
- Les logiciels nécessitant une installation sur vos machines
- et les applications accessibles par internet, en mode Saas (Service as a Software).
La deuxième option à la fois plus moderne, moins coûteuse et permet de bénéficier des dernières améliorations de l’outil en temps réel.
Pour résumer, la digitalisation des entreprises et notamment du management qualité est nécessaire mais surtout vitale pour les équipes afin de pouvoir communiquer des données de plus en plus nombreuses dans un monde en perpétuel évolution (télétravail, plusieurs sites de production / de stockage, interface client / fournisseur …). C’est un formidable levier d’amélioration continue.
