Vous trouverez ici les principales questions qui nous ont été posées.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous la soumettre directement par téléphone ou via notre formulaire de contact.
Foire aux questions en quatre parties :
1. Qualiopi :
C’est la délivrance d’un certificat par un organisme tiers indépendant attestant de la conformité de l’organisme aux exigences d’un référentiel, ici selon le Référentiel National Qualité pour la certification Qualiopi.
La certification QUALIOPI n’est pas une obligation (choix stratégique), mais :
- Elle est nécessaire pour l’obtention de la prise en charge par des fonds publics ou paritaires des actions dispensées (formation, bilan de compétence, vae, apprentissage). (Si vous n’êtes pas certifiés QUALIOPI, à compter du 1er janvier 2022, les actions que vous effectuez ne pourront plus faire l’objet d’une prise en charge financière par des fonds publics ou paritaires)
- Elle est une condition émise par certains donneurs d’ordre pour pouvoir postuler sur leur marché de dispenses de formations (appels d’offres mais pas uniquement).
- Elle affiche une garantie de qualité des organismes qui sont certifiés.
DATADOCK a été mis en place en 2017 (date entrée en vigueur), et ne sera valable que jusqu’au 31 décembre 2021, date à laquelle la certification QUALIOPI devient la règle pour la prise en charge des actions par les fonds publics ou paritaires.
Votre certification QUALIOPI est liée à votre numéro NDA lui-même lié à votre numéro SIREN. A partir du moment où votre numéro SIREN change, vous devez demander un nouveau numéro NDA.
La DGEFP a autorisé les reprises de certification lors de changement juridique lorsque l’organisme peut démontrer que les activités restent inchangées par rapport aux activités précédement auditées.
La certification ne peut être délivrée que par des organismes certificateurs :
- de la liste du Ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs
- ou une instances reconnue par France compétence : https://www.francecompetences.fr/app/uploads/2019/12/instance.pdf
Le périmètre de la certification QUALIOPI correspond à 4 catégories de formations :
- Actions de formation
- Bilans de compétence
- Validation des Acquis
- Centre de formation des apprentis
Ce sont donc les catégories qui sont auditées et certifiées et non les formations en particulier. Vous pouvez donc créer autant de formations que nécessaires à votre activité dans la catégorie pour laquelle vous êtes certifiés sans que cela ne nécessite un nouvel audit ou une modification de votre périmètre. Les formations certifiantes ont des indicateurs spécifiques devant être auditées (indicateurs 3 – 7 – 16). Ces évolutions sont prises en compte avant chaque nouvel audit notamment en adaptant le plan d’audit.
- QUALIOPI vise à attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ; et à permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers. Elle est utilisée pour la certification des organismes concourant au développement des compétences faisant appels à des fonds publics ou des fonds paritaires.
- IRCA est une certification de personne et non de processus. Elle est utilisée pour la qualification des auditeurs.
- Les autres LABELS reconnus par France Compétences spécifiques à certains types de l’organismes (ex : auto-école …)
Ces éléments sont dans les décrets promulgués par le gouvernement en 2019 et dans le GUIDE du référentiel National Qualité publié et mis à jour régulièrement sur le site du service public. https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-ressources-documentaires/documentation-et-publications-officielles/guides/guide-referentiel-national-qualite
La proposition commerciale doit être signée suffisamment tôt avant la date d’échéance de QUALIOPI de façon à avoir le temps de planifier l’audit et de pouvoir mettre en place les plans d’actions pour les éventuels écarts et permettre à l’organisme de prendre la décision de certification (jusqu’à 1 mois de délais en période de haute activité). Il est vivement conseillé de prévoir son audit 6 mois avant la date d’échéance.
Il faut également penser à prendre en compte les chiffre d’affaires N-1 et N-2 pour la date de signature de la proposition commerciale surtout si ce CA est proche des seuils de 150 000 € et de 750 000 € et signer avant ou après le dernier bilan pédagogique en fonction de ce CA.
Il s’agit d’une obligation légale, ils n’ont pas le choix. (cf. Guide des DIRRECTE régionales)
Les temps d’audits sont fixés par la loi en fonction de votre chiffre d’affaires et des catégories de formation à certifier, les organismes de certification ne peuvent pas jouer sur ces éléments.
Les frais administratifs appliqués annuellement, les frais de déplacement et les facilités de paiement peuvent avoir un impact sur le budget final. Nous vous conseillons donc bien de regarder toutes les « petites lignes » des contrats et des conditions générales de vente. LQS n’applique pas de frais de gestion ou administratif annuel.
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail
Ne sont pas inclus à nos tarifs :
- Les frais de déplacement de l’auditeur le cas échéant mais les modalités de calcul sont précisées dans votre devis.
- Le coût d’un audit complémentaire s’il s’avérait nécessaire sur à une ou plusieurs non-conformités majeures ne permettant pas la délivrance de la certification.
Réponse de la DGEFP faite à Activcert au 30/05/2022.
Dans les délais impartis pour l’audit de surveillance les deux catégories devront être auditées et donc échantillonnées. Des actions devront donc avoir eu lieu dans chacune des catégories.
L’audit de surveillance pourra être réalisé en deux temps mais attention des coûts d’audit complémentaire seront vraisemblablement appliqués.
Il est donc judicieux d’utiliser le délai disponible pour avoir des actions à échantillonner.
Si une catégorie ne peut être échantillonner, le périmètre de certification sera donc revu et un nouveau certificat édité.
2. Questions spéciales multi-sites :
Non si l’ensemble de vos sites est couvert par un même NDA. Votre certification couvre l’ensemble de vos sites qui rentrent dans votre périmètre de certification. Certains de vos sites seront audités lors des audits initiaux et d’autres lors de l’audit de surveillance (échantillonnage des sites par l’organisme certificateur). Attention aux non-conformités détectées sur un site qui impactent la certification de l’ensemble de la structure.
3. Questions spéciales CFA :
Le périmètre de la certification QUALIOPI correspond à 4 catégories de formations :
- Actions de formation
- Bilans de compétence
- Validation des Acquis
- Centre de formation des apprentis
Oui, le CFA est une catégorie d’action différente donc si celle-ci n’était pas dans votre périmètre de certification, elle nécessitera un nouvel audit de certification avant d’être ajoutée à votre certificat en cours.
Non vos sous-traitants (formateurs ou administratifs ou UFA) ….. n’ont pas d’obligation de se faire certifier QUALIOPI. Néanmoins vous devez être en mesure de démontrer le jour de l’audit que vos sous-traitants s’engagent et appliquent les exigences du Référentiel National Qualité pour votre certification QUALIOPI. Vous êtes le garant de votre système.
4. La certification :
Il faut que votre système soit opérationnel et que vous puissiez en fournir les preuves d’audit nécessaire pour que l’auditeur puisse vérifier l’application des exigences du Référentiel National Qualité pour votre certification QUALIOPI. Votre système devra donc être éprouvé au moins sur une « action » (ex : une formation ou un bilan de compétence …). Si vous êtes dans votre première année d’activité (BPF non saisie) vous êtes considéré comme « nouvel entrant ». Dans ce cas, l’existence de certains indicateurs sera vérifiée et leur application ne sera auditée que lors de l’audit de surveillance.
Un auditeur viendra vous rencontrer (pour l’audit sur site) et va vous poser des questions sur le fonctionnement de votre organisme au regard des critères et des indicateurs du Référentiel National Qualité.
Vous devrez lui fournir les preuves appuyant vos réponses et justifiant de la satisfaction des exigences du Référentiel. Vous ne pouvez pas anticiper des réponses aux questions qui seront propres à l’auditeur et à votre organisme. Néanmoins des preuves d’audit bien triées et à disposition le jour de l’audit permettent de répondre au mieux à l’auditeur.
L’audit de certification n’est pas un examen avec un diplôme en fin de parcours. Il est là pour vérifier que vous avez satisfaits aux exigences du référentiel ou à faire ressortir, le cas échéant les non-conformités présentes.
Si au cours de l’audit des écarts apparaissent, vous devrez présenter un plan d’action pour lequel vous avez un délais de traitement et de mise en place. La certification ne pourra être accordée avant cela en cas de NC majeure.
L’organisme certification n’a pas le droit de faire de conseil ni de vous accompagner, il intervient uniquement lors de l’audit de certification pour auditer votre organisme. Notre devoir est de vous permettre de comprendre notre rôle et le déroulement de nos activités.
L’audit initial peut se faire en présentiel ou en distanciel.
Pour un audit en présentiel, c’est à vous de décider où aura lieu cet audit. Tous les éléments de preuves doivent être disponibles. Vous devrez informer l’organisme certificateur du lieu choisi pour l’audit.