Vous trouverez ici les principales questions qui nous ont été posées.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous la soumettre directement par téléphone ou via notre formulaire de contact.
Foire aux questions en quatre parties :
1. Qualiopi :
C’est la délivrance d’un certificat par un organisme tiers indépendant attestant de la conformité de l’organisme aux exigences d’un référentiel, ici selon le Référentiel National Qualité pour la certification Qualiopi.
La certification QUALIOPI n’est pas une obligation (choix stratégique), mais :
- Elle est nécessaire pour l’obtention de la prise en charge par des fonds publics ou paritaires des actions dispensées (formation, bilan de compétence, vae, apprentissage).
- Elle est une condition émise par certains donneurs d’ordre pour pouvoir postuler sur leur marché de dispenses de formations (appels d’offres mais pas uniquement).
- Elle affiche une garantie de qualité des organismes qui sont certifiés.
Votre certification QUALIOPI est liée à votre numéro NDA lui-même lié à votre numéro SIREN. A partir du moment où votre numéro SIREN change, vous devez demander un nouveau numéro NDA.
La DGEFP a autorisé les reprises de certification lors de changement juridique lorsque l’organisme peut démontrer que les activités restent inchangées par rapport aux activités précédement auditées. Cette disposition est uniquement valable pour le passage d’autoentrepreneur (personne physique) en société (personne morale)
La certification ne peut être délivrée que par des organismes certificateurs :
- de la liste du Ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs
- ou une instances reconnue par France compétence : https://www.francecompetences.fr/app/uploads/2019/12/instance.pdf
Le périmètre de la certification QUALIOPI correspond à 4 catégories de formations :
- Actions de formation
- Bilans de compétence
- Validation des Acquis
- Centre de formation des apprentis
Ce sont donc les catégories qui sont auditées et certifiées et non les formations en particulier. Vous pouvez donc créer autant de formations que nécessaires à votre activité dans la catégorie pour laquelle vous êtes certifiés sans que cela ne nécessite un nouvel audit ou une modification de votre périmètre. Les formations certifiantes ont des indicateurs spécifiques devant être auditées (indicateurs 3 – 7 – 16). Ces évolutions sont prises en compte avant chaque nouvel audit notamment en adaptant le plan d’audit.
- QUALIOPI vise à attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ; et à permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers. Elle est utilisée pour la certification des organismes concourant au développement des compétences faisant appels à des fonds publics ou des fonds paritaires.
- IRCA est une certification de personne et non de processus. Elle est utilisée pour la qualification des auditeurs.
- Les autres LABELS reconnus par France Compétences spécifiques à certains types de l’organismes (ex : auto-école …)
Ces éléments sont dans les décrets promulgués par le gouvernement en 2019 et dans le GUIDE du référentiel National Qualité publié et mis à jour régulièrement sur le site du service public. https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-ressources-documentaires/documentation-et-publications-officielles/guides/guide-referentiel-national-qualite
Il s’agit d’une obligation légale, ils n’ont pas le choix. (cf. Guide des DREETS régionales)
Les temps d’audits sont fixés par la loi en fonction de votre chiffre d’affaires déclarés dans votre dernier BPF et des catégories de formation à certifier.
Les frais administratifs appliqués annuellement, les frais de déplacement et les facilités de paiement peuvent avoir un impact sur le budget final. Nous vous conseillons donc bien de regarder toutes les « petites lignes » des contrats et des conditions générales de vente. ACTIVCERT n’applique pas de frais de gestion ou administratif annuel.
Un échéancier ou des délais de paiements peuvent être accordés, il vous suffit de nous contacter.
Ne sont pas inclus à nos tarifs :
- Les frais de déplacement de l’auditeur le cas échéant mais les modalités de calcul sont précisées dans votre devis.
- Le coût d’un audit complémentaire s’il s’avérait nécessaire sur à une ou plusieurs non-conformités majeures ne permettant pas la délivrance de la certification.
- Les frais de rupture abusives du contrat.
- Les frais d’annulation ou de report de date à moins d’1 mois de l’audit
1.2 Questions spéciales multi-sites :
Non si l’ensemble de vos sites est couvert par un même NDA. Votre certification couvre l’ensemble de vos sites qui rentrent dans votre périmètre de certification. Certains de vos sites seront audités lors des audits initiaux et d’autres lors de l’audit de surveillance (échantillonnage des sites par l’organisme certificateur). Attention aux non-conformités détectées sur un site qui impactent la certification de l’ensemble de la structure.
1.3 Questions spéciales CFA :
Le périmètre de la certification QUALIOPI correspond à 4 catégories de formations :
- Actions de formation
- Bilans de compétence
- Validation des Acquis
- Centre de formation des apprentis
Oui, le CFA est une catégorie d’action différente donc si celle-ci n’était pas dans votre périmètre de certification, elle nécessitera un audit d’extension de certification avant d’être ajoutée à votre certificat en cours.
Non vos sous-traitants (formateurs ou administratifs ou UFA) ….. n’ont pas d’obligation de se faire certifier QUALIOPI. Néanmoins vous devez être en mesure de démontrer le jour de l’audit que vos sous-traitants s’engagent et appliquent les exigences du Référentiel National Qualité pour votre certification QUALIOPI. Vous êtes le garant de votre système.
1.4 La certification :
Avant le 01/09/2023 devant le texte actuel, il faut que votre système soit opérationnel et que vous puissiez en fournir les preuves d’audit nécessaire pour que l’auditeur puisse vérifier l’application des exigences du Référentiel National Qualité pour votre certification QUALIOPI. Votre système devra donc être éprouvé au moins sur une « action » (ex : une formation ou un bilan de compétence …). Si vous êtes dans votre première année d’activité (BPF non saisie) vous êtes considéré comme « nouvel entrant ». Dans ce cas, l’existence de certains indicateurs sera vérifiée et leur application ne sera auditée que lors de l’audit de surveillance.
A partir du 01/09/2023, il faudra avoir réalisé au moins une action dans chacune des catégorie pour lesquelles sont demandées la certification avant l’audit pour que l’audit puisse être réalisé.
Un auditeur viendra vous rencontrer (pour l’audit sur site) et va vous poser des questions sur le fonctionnement de votre organisme au regard des critères et des indicateurs du Référentiel National Qualité.
Vous devrez lui fournir les preuves appuyant vos réponses et justifiant de la satisfaction des exigences du Référentiel. Vous ne pouvez pas anticiper des réponses aux questions qui seront propres à l’auditeur et à votre organisme. Néanmoins des preuves d’audit bien triées et à disposition le jour de l’audit permettent de répondre au mieux à l’auditeur.
L’audit de certification n’est pas un examen avec un diplôme en fin de parcours. Il est là pour vérifier que vous avez satisfaits aux exigences du référentiel ou à faire ressortir, le cas échéant les non-conformités présentes.
Si au cours de l’audit des écarts apparaissent, vous devrez présenter un plan d’action pour lequel vous avez un délais de traitement et de mise en place. La certification ne pourra être accordée avant cela en cas de NC majeure.
L’organisme certification n’a pas le droit de faire de conseil ni de vous accompagner, il intervient uniquement lors de l’audit de certification pour auditer votre organisme. Notre devoir est de vous permettre de comprendre notre rôle et le déroulement de nos activités.
2. ISO QSE :
Lorsqu’une organisation sous-traite une partie de ses fonctions ou processus, il est de la responsabilité de l’Organisme certificateur d’obtenir la preuve que ladite organisation a effectivement déterminé le type et l’ampleur des contrôles à mettre en oeuvre pour s’assurer que les fonctions ou processus externalisés n’ont pas d’impact négatif sur l’efficacité des SM, y compris sur la capacité de l’organisation à fournir des produits et services conformes à ses clients
L’organisme de certification auditera et évaluera l’efficacité du système de management du client eu égard à la gestion des activités externalisées, ainsi que les éventuels problèmes rencontrés en termes de réalisation des objectifs, de service à la clientèle et de conformité.
« Pour les dispositifs de certification de systèmes de management, la durée d’un pré audit doit être nettement inférieure à la durée prévue pour un audit initial de certification chez le même client. Une durée équivalente à celle prévue pour un audit de surveillance annuelle est acceptable. En corollaire, il doit être clair pour le client que le pré audit ne saurait constituer une évaluation exhaustive de son système qualité ; »
La durée d’une journée d’audit est normalement de 8 heures. Elle peut ou non inclure le temps de pause déjeuner, selon la législation locale.
Le temps d’audit prévu pour un audit de surveillance doit être revu au moins à chaque audit de surveillance et au renouvellement de la certification, afin de tenir compte des changements au sein de l’organisation, de la maturité du système, etc. Les preuves de cette revue comprenant les ajustements du temps d’audit de systèmes de management doivent être consignées.
4.2.1 L’organisme doit identifier et documenter les risques et les suggestions pouvant impacter l’efficacité de l’audit pour chaque utilisation des TIC dans les mêmes conditions, y compris la sélection des technologies et leur gestion.
4.2.2 Lorsque les TIC sont proposées pour les activités d’audit/d’évaluation, la revue de la demande doit inclure la vérification que le client et l’organisme d’audit ont l’infrastructure nécessaire pour soutenir l’utilisation des TIC.
4.2.3 Compte-tenu des risques et des opportunités identifiés en 4.2.1, le plan d’audit doit identifier la manière dont les TIC seront utilisées à des fins d’audit pour optimiser l’efficacité du processus d’audit.
4.2.4 Lors de l’utilisation des TIC, les auditeurs et autres personnes impliquées (par exemple, pilotes de drone, experts techniques) doivent avoir la compétence et la capacité de comprendre et d’utiliser les TIC employées pour atteindre le résultat d’audit escompté. L’auditeur doit aussi avoir conscience des risques et des possibilités offertes par les TIC utilisées et des impacts qu’elles peuvent avoir sur la validité et l’objectivité de l’information recueillie.
4.2.6 Les rapports d’audit/d’évaluation et les enregistrements associés doivent indiquer dans quelle mesure les TIC ont été utilisées pour mener les audits/évaluations et leur efficacité dans l’atteinte des objectifs d’audit/d’évaluation.
4.2.5 Si les TIC sont utilisées pour l’audit, elles ont un impact sur le temps total d’audit, car une planification supplémentaire peut être nécessaire, ce qui peut impacter la durée d’audit/d’évaluation.
L’étape 1 ne nécessite pas de plan d’audit formel
Aucune exigence de la Norme 17021 indique que l’audit étape 1 doit être réalisé sur site.
Néanmoins :
« NOTE Si au moins une partie de l’étape 1 est réalisée dans les locaux du client, cela peut aider à atteindre les objectifs fixés ci-dessus.”
« Une réunion de clôture formelle, pour laquelle la liste des participants doit être enregistrée, doit être tenue avec la direction du client et, le cas échéant, les responsables des fonctions ou des processus audités. »
En réponse à une demande d’extension du périmètre d’une certification déjà accordée, l’organisme de certification doit entreprendre une revue de la candidature et déterminer toute activité d’audit nécessaire pour décider de la possibilité ou non d’accorder l’extension. Cette démarche peut être effectuée au même moment que l’audit de surveillance.
Si la date limite pour la surveillance 1 ne peut pas être respectée, il faut prévoir une suspension de certification, qui ne pourra être levée qu’une fois la surveillance réalisée.
Si l’organisme de certification n’a pas terminé l’audit de renouvellement de la certification ou s’il n’est pas en mesure de vérifier la mise en oeuvre des corrections et actions correctives pour toute non-conformité majeure (voir 9.5.2.1) avant la date d’expiration de la certification, alors le renouvellement de la certification ne doit pas être recommandé et la validité de la certification ne doit pas être prolongée.
Le client doit en être informé et les conséquences doivent lui être expliquées.
L’organisme de certification peut rétablir une nouvelle certification dans les 6 mois qui suivent l’expiration de la certification, sous réserve que les activités de renouvellement de la certification non résolues soient terminées, à défaut un audit d’étape 2 doit au minimum être réalisé.
« Les cycles suivants commencent avec la décision de renouvellement de la certification (voir 9.6.3.2.3).
La détermination du programme d’audit et tout ajustement ultérieur doivent tenir compte de la taille du client, du périmètre et de la complexité du système de management du client, des produits et des processus ainsi que du niveau démontré d’efficacité du système de management et des résultats d’audits précédents.
Lorsque les activités de renouvellement de la certification sont terminées avec succès avant la date d’expiration de la certification existante, la date de la nouvelle certification peut être basée sur la date d’expiration de la certification existante.
La date de délivrance indiquée sur un nouveau certificat doit correspondre à la date de la décision de renouvellement de la certification ou à une date ultérieure. »
Un programme d’audit d’un cycle complet de certification doit être élaboré pour identifier clairement la (les) activité(s) d’audit requise(s) pour démontrer que le système de management du client répond aux exigences de la certification suivant la (les) norme(s) ou autres documents normatifs choisis.
Le programme d’audit pour le cycle de certification doit couvrir l’ensemble des exigences relatives au système de management.
Le programme d’audit (programme du cycle de certification) pour la certification initiale doit comprendre un audit initial en deux étapes, des audits de surveillance durant la première et la deuxième années après la décision de certification et un audit de renouvellement de certification durant la troisième année avant l’expiration de la certification.
Le premier cycle de certification de trois ans commence avec la décision de certification.