Qualiopi

Pour nous contacter :

client@activcert.fr 

ou  04 94 88 06 67

 

Qualiopi

Qualiopi est la certification de référence dans le secteur de la formation professionnelle. C’est la seule certification qui permettra, aux organismes qui dispensent des actions de formations, de bilan de compétences, de V.A.E et ou d’apprentissages, d’obtenir des fonds de financements publics et/ou mutualisés.

ActivCert, organisme certificateur, propose la Certification QUALIOPI aux Organismes Prestataires d’Actions concourants au développement des Compétences (OPAC : Actions de formation, Validation des Acquis de l’expérience, Bilans de compétences et Centre de formation des apprentis).

Nous intervenons sur toute la France, en Corse, à la Réunion / Mayotte, ainsi que dans les DOM-TOM avec des auditeurs spécialisés dans vos activités et de proximité

Nos principales valeurs sont l’écoute, la disponibilité et la rigueur de nos interventions dans le but d’améliorer continuellement la qualité de nos prestations.

Le référentiel Qualiopi dans sa dernière version (v7 du 29/03/2021) :

CERTIF PRODUITSSERVICES quad

Accréditation COFRAC

ACTIVCERT est accréditée par le COFRAC sous le n° 5-0647 (portée disponible sur www.cofrac.fr)

Notre équipe

caro

Caroline BOLOT

Chargée administrative et relation client

Caroline vous accompagne sur les démarches administratives relatives à votre certification Qualiopi. Elle s’assure que votre dossier soit complet et conforme !

Elle répond également à toutes vos questions sur la certification et vous oriente dans le processus d’audit.

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Marion HUERTOS

Chargée administrative et relation client

Marion répond à toutes vos questions sur vos dossiers administratifs, la bonne utilisation des logos Qualiopi et le suivi de votre certification Qualiopi.

N’hésitez pas à la contacter, elle vous répondra en toute simplicité avec sa bonne humeur !

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Delphine LANDES 

Chargée du pôle Qualiopi

Chargée de certification

Delphine a pour missions entre autres le suivi et la vérification des dossiers d’audit et des transferts de certification.

Elle assure également le recrutement et le suivi des compétences des auditeurs Qualiopi.

Vous aurez plaisir de la retrouver lors de nos webinaires mensuels Qualiopi.

Les dernières évolutions

  • Le moment fort de la 2ème conférence annuelle sur la qualité de la formation organisée par France compétences le 7 décembre 2022 a été l’annonce conjointe par la DGEFP/ DGESIP de l’autorisation pour les établissements d’enseignement supérieur et leurs évaluateurs de bénéficier de l’usage de la marque Qualiopi dans leur support d’information et de communication.

    Les ajouts dans les chartes d’usage et graphique ne concernent que les spécificités relatives à l’usage du logo par les établissements d’enseignement supérieur et leurs évaluateurs.

    Cela n’a donc en rien une insidence sur les règles que vous connaissez pour la bonne utilisation du logo QUALIOPI, quand vous êtes certifiés par un organisme certificateur comme ACTIVCERT.

    Les nouveaux documents sont désormais disponibles sur votre interface client INOZIS.
    Vous pouvez les retrouver :

  • A partir du 01/07/2022, les audits initiaux et de renouvellement devront être réalisés en présentiel dans les locaux de l’organisme. Si celui-ci n’en dispose pas un lieu pourra être convenu avec Activcert.
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La certification Qualiopi

Pré-audit (audit à blanc) en option

LA CERTIFICATION

Dans les mêmes conditions que l’audit de certification, un auditeur réalise une évaluation complète de vos processus permettant de vous assurer que vous êtes en cohérence avec les exigences et attendus du Référentiel National Qualité, référentiel de la Certification QUALIOPI et donc d’appréhender l’audit de certification avec plus de sérénité.

Cette prestation n’est pas une prestation de conseil mais un véritable entrainement pour votre audit de certification.

                                1 Audit initial + 1 Audit de surveillance

Echanges sur les modalités mises en œuvre pour répondre aux exigences des indicateurs et observation des preuves proposées par échantillonnage. 

Cette vérification doit permettre de statuer sur la conformité ou non au Référentiel National Qualité.

 

Parcours de certification Qualiopi

Ce qu'il faut savoir sur Qualiopi

A compter du 1er janvier 2022, les prestataires des actions concourant au développement des compétences dont les clients souhaitent bénéficier des fonds mutualisés ou des fonds publics mentionnés à l’articles L 6316-1 du code du travail, devront être certifiés QUALIOPI.

Sont concernés les prestataires délivrant des prestations telles que mentionnées dans l’article L 6313-1 du Code du Travail :

  • Actions de formation L.6313-1 – 1° (AF)
  • Bilans de compétences L.6313-1 – 2° (BC)
  • Permettant de faire valider les acquis de l’expérience L.6313-1 – 3° (VAE)
  • Formation par apprentissage L.6313-1 – 4° (CFA)

Au 1er janvier 2022, la certification qualité QUALIOPI est nécéssaire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences dont les clients souhaitent bénéficier des fonds publics et/ou mutualisés.

Le Référentiel National Qualité (RNQ), comporte 7 critères répartis en 32 indicateurs. Ces indicateurs concernent l’évaluation des demandes, les modalités de conception, de réalisation d’une prestation et d’amélioration continue.

La durée de l’audit est fixée par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national. Elle est fonction du :

  • type d’actions de formation à certifier (action de formation, bilan de compétence, validation des acquis et centre de formation des apprentis)
  • du chiffre d’affaire de l’organisme dans le périmètre certifié (dans le Bilan Pédagogique et Financier).
  • d’une certification / labellisation reconnue CNEFOP (audit initial aménagé) *

* Attention DATADOCK n’est pas une certification mais une déclaration qualité (DATADOCK disparait au 01/01/2022 au profit de la certification QUALIOPI).

Les tarifs sont pratiqués de manière non discriminatoire afin de permettre l’accès à tout organisme quelques soit sa taille ou ses activités. Un prix à la journée est fixé et est multiplié par le nombre de jour d’audit. Aucun frais de redevance annuelle, surcoût (…) n’est appliqué chez ActivCert.

Nos contrats comprennent l’audit initial + l’audit de surveillance. L’audit de renouvellement ainsi que l’audit de surveillance suivant feront l’objet d’un nouveau contrat. Vous restez libre entre deux cycles de certification de changer d’organisme certificateur.

La durée est fixée dans l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D 6316-1-12 du code du travail.  (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038565293

 Vous trouverez ci-dessous trois documents :


Une fois certifié, ActivCert fournit les logos et ses règles d’utilisation à l’organisme certifié. L‘organisme doit respecter les règles d’utilisation de la marque QUALIOPI. Tout manquement aux règles peut conduire à la suspension de la certification jusqu’à remise en conformité.

Une non-conformité est la non-satisfaction totale ou partielle d’une exigence ou absence de preuve(s).

Une certification peut être non délivrée, suspendue ou retirée, au regard :

* De la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées.

* Dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois

* Ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.

 

Non-conformité mineure : prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée.

  • Vous avez 6 mois pour mettre en œuvre les actions correctives. La vérification sera effectuée par l’auditeur à l’audit suivant.
  • Conséquence sur la certification : jusqu’à 4 non conformités mineures, il est possible de vous délivrer la certification Qualiopi. A partir de 5 non-conformités mineures, 1 NC majeure est comptée.

 

Non-conformité majeure : non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.

  • Vous avez 3 mois pour mettre en œuvre les actions correctives ET apporter les preuves à l’auditeur.
  • Conséquence sur la certification : aucune certification ne pourra être délivrée tant que toutes les non-conformités majeures ne seront pas levées (c’est-à-dire après vérification de la mise en œuvre des actions correctives dans les trois mois sur preuves documentaires ou un audit complémentaire).

Le moment fort de la 2ème conférence annuelle sur la qualité de la formation organisée par France compétences le 7 décembre 2022 a été l’annonce conjointe par la DGEFP/ DGESIP de l’autorisation pour les établissements d’enseignement supérieur et leurs évaluateurs de bénéficier de l’usage de la marque Qualiopi dans leur support d’information et de communication.

Le règlement d’usage dans sa nouvelle version a été déposé à l’INPI et publié au BOPI. Les modalités d’utilisation de la marque par les établissements d’enseignement supérieur et leurs évaluateurs ont été précisées dans la charte d’usage et la charte graphique.

Les ajouts dans les chartes d’usage et graphique ne concernent que les spécificités relatives à l’usage du logo par les établissements d’enseignement supérieur et leurs évaluateurs.

Cela n’a donc en rien une insidence sur les règles que vous connaissez pour la bonne utilisation du logo QUALIOPI.


Les nouveaux documents sont désormais disponibles sur votre interface client INOZIS.
Vous pouvez les retrouver :

Le préaudit (audit à blanc)

Le pré audit (appelé aussi audit à blanc) est une évaluation factuelle de l’état de préparation de l’organisme au regard des critères de la certification recherchée, en décelant des écarts éventuels sans préconiser les solutions pour les résoudre, ni suivre leur résolution.

Le préaudit peut être réalisé par le même auditeur que votre audit initial dans la mesure où il ne s’agit pas de prestation de conseil.

Le pré-audit est réservée aux clients non encore certifiés. 

Tout pré audit donne lieu à un compte-rendu écrit exhaustif et détaillé indicateur par indicateur.

Selon les conditions de déroulement de l’audit initial et à la demande écrite du client, l’audit initial peut être transformé en préaudit. 

Exemples de condition pouvant conduire à la transformation d’un audit initiale en préaudit (liste non exhaustive) :

– Absence d’un ou plusieurs interlocuteurs en charge de la certification QUALIOPI

– Manque de préparation de l’audité aux exigences du référentiel

– Problème de connexion / accès (…) à une base documentaire / GED (Gestion électronique des Données) 

Le cycle de certification

  • Un audit initial, sur site obligatoirement depuis le 01/07/2022, où le respect des exigences du Référentiel National Qualité (lien) est vérifié par un auditeur.
  • Un audit de surveillance sera réalisé entre le 14ème et 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification.


L’audit de surveillance est par défaut réalisé à distance sauf dans les cas suivants:

  • Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur (réclamations clients)
  • Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent,
  • Pour les organismes multi-sites : échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative d’ActivCert.
  • Audit initial réalisé à distance.

La certification QUALIOPI repose sur des cycles de 3 ans (sauf pour les organismes certifiés avant le 31/12/2020 dont la premier cycle a une durée de 4 ans).

Trois mois avant la fin de validité du certificat, votre audit de renouvellement est programmé afin de maintenir la certification. Le nouveau cycle est formalisé par un nouveau contrat, et un nouveau certificat sera délivré à l’issue de la décision positive de renouvellement de certification.

Les étapes de la certification

Un audit est souvent source de stress pour l’organisme évalué dû aux enjeux importants que cela représente. 

L’auditeur n’est pas un inspecteur, il n’est pas là pour chercher les non-conformités. Il observe à partir de preuves factuelles le respect des exigences par rapport aux indicateurs. L’auditeur a un devoir d’impartialité et de transparence. Dès qu’il verra un écart, il vous le signalera de suite et le notifiera dans son rapport d’audit à l’aide de fiche d’écart. Dès la fin de l’audit, vous aurez un PV de clôture ainsi que les éventuelles fiches de non-conformité.

Les décisions de certification sont délivrées en toute impartialité par notre comité de certification. Le comité vérifie les éléments relatifs au dossier administratif (NDA, cohérence du BPF, périmètre demandé …) et les éléments de l’audit (plan d’audit, rapport, liste de présence et PV de clôture). En cas de non-conformité mineure, le plan d’action est attendu dans un délai maximum de 3 mois. Pour les non-conformités majeures, le plan d’action et les preuves de correction sont attendus dans un délai maximum de 3 mois. Après la réception de tous ces éléments, le comité pourra statuer sur l’octroi de la certification.

Le délai de passage de comité est en moyenne de 15 jours. En cas d’un nombre de dossier important à traiter, le délai de passage de comité peut aller jusqu’à 1 mois.

Audit initial et audit de renouvellement

A partir du 01/07/2022, l’audit initial / l’audit de renouvellement devra obligatoirement avoir lieu en présentiel (fin des mesures dégoratoires « COVID »).

L’audit de surveillance aura lieu par défaut en distanciel, sous réserve des conclusions de l’audit initial. Vous pouvez, bien évidement si vous le souhaitez faire votre audit de surveillance en présentiel également.

Pour que l’audit puisse avoir lieu à distance, vous devez disposer d’une documentation dématérialisée, d’une bonne connexion internet et d’une plateforme de partage (zoom, teams, google meeting …).

En effet, vous devez être en mesure de démonter votre conformité à l’ensemble des indicateurs applicables par le biais d’une interview avec l’auditeur. Les preuves seront présentées via un partage d’écran. Aucune pièce ne vous sera demandée en amont.

Quel retroplanning ?

a. Après validation de votre proposition commerciale d’audit, la planification de votre audit sera réalisée. Vous aurez donc à confirmer votre choix d’audit en distanciel.

 b. 1 mois avant l’audit, l’auditeur entrera en contact avec vous pour la préparation de votre audit. Il évoquera le choix de la plateforme utilisée. Veuillez noter que nous privilégions vos outils de connexion. Par habitude, nos auditeurs connaissent bien les outils tels que ZOOM, TEAMS, GOOGLE MEETING …

c. Un test de connexion vous sera proposé avant votre audit afin d’en vérifier le bon fonctionnement.

Quelques impondérables liés à la technique pouvant subvenir :

• En cas de connexion insatisfaisante (ou interrompue), venant à perturber la conduite de l’audit, ce dernier pourra alors être réalisé par téléphone et échanges de mails pour la transmission des éléments de preuve. Les éléments transmis par mail seront détruits et sont soumis aux mêmes conditions de confidentialité.
• La conduite de l’audit en mode dégradé pourra avoir un impact sur la durée de l’audit et/ou pourra conduire à la réalisation d’un audit complémentaire.

Sélection de nos auditeurs

Carte Activcert Auditeurs

Un parcours de qualification et supervision permet de sélectionner les auditeurs pour la certification Qualiopi.

Tous les auditeurs d’ActivCert ont un parcours reconnu dans le monde de la formation professionnelle. Ils sont spécialisés en :

  • Actions de formation : formateurs, enseignants, membres d’organisme de formation
  • Validation des acquis
  • Bilan de compétences
  • Centre de formation des apprentis : enseignants, membre de comité de surveillance

Les auditeurs répondent à des obligations de non-conflit d’intérêt et d’impartialité vis-à-vis des organismes qu’ils auditent. 

Répartis sur l’ensemble du territoire national, en Corse, dans les DOM-TOM, à la Réunion et Mayotte, nos auditeurs connaissent votre environnement économique et social.

La certification Qualiopi est un choix stratégique dépendant du fonctionnement de l’organisme. 

Si l’organisme souhaite pouvoir accéder aux fonds publics et mutualisés, il devra détenir la certification Qualiopi. Cette certification pourra être passée à tout moment de la vie de l’organisme. 

Programme de certification et conditions générales

Programme de certification

Le programme de certification retrace tout le process de certification. Il reprend les engagements de l’organisme souhaitant s’engager dans une démarche de certification et les engagements d’ACTIVCERT envers ses clients.

Fourni avec toutes nos propositions commerciales, ce document suit les évolutions de la règlementation et du fonctionnement d’ACTIVCERT.

Pour en savoir plus, ce document est disponible en accès libre dans sa dernière version (v7) : Programme de certification.

Conditions générales de prestation de service

Fournies avec toutes nos propositions commerciales, la version applicable est celle au moment de la signature du contrat. Pour nos clients, elles sont disponibles dans l’interface client INOZIS.

Pour en savoir plus, ce document est disponible en accès libre dans sa dernière version (v4) : Conditions générales de prestation de service.